Praca projektowa to już w zasadzie norma nie tylko w biznesie czy w sektorze pozarządowym, ale także w nauce. I nie chodzi tu tylko o coraz bardziej wymaganą skuteczność w pozyskiwaniu i realizowaniu grantów, ale także wiele innych aktywności w świecie akademickim, które muszą wprowadzać instytucje, w tym komunikacja w mediach społecznościowych, rozwijanie modeli wydawniczych czy tworzenie nowych aplikacji i narzędzi cyfrowych. Myślenie projektowe, choć często kojarzy się z kontrowersyjną „grantozą”, ma wiele pozytywnych stron – pomaga uporządkować działania, zorientować je na konkretny cel i na bieżąco śledzić postępy. Dlatego też, naszym zdaniem, tak ważne jest, aby czerpać z zasobu, jaki stanowią istniejące metodologie zarządzania projektami i przejąć z nich to, co może się okazać przydatne w pracy zespołów badawczych, redakcyjnych czy programistycznych.
W naszym zespole zaczynamy właśnie realizację projektu finansowanego z programu MEiN „Nauka dla Społeczeństwa”. Napisaliśmy go z myślą o rozwoju inicjatywy OPERAS-PL. Projekt stał się dla nas pretekstem do zastanowienia się nad sposobami zarządzania, które mogą się okazać przydatne na różnych etapach pracy. Choć powstał w ramach konkretnego programu i przez to jego budżet (a także rezultaty!) nie podlegają negocjacjom, nie oznacza to, że nie mamy wpływu na wybór metod zarządzania, które chcielibyśmy wykorzystać podczas jego realizacji.
W kolejnych wpisach przedstawimy Wam dwie najważniejsze metodyki i ich założenia oraz opiszemy je w odniesieniu do realiów akademickich, a ściślej do projektów badawczo-wdrożeniowych z zakresu humanistyki cyfrowej. Zaczniemy od tej mniej powszechnie znanej w świecie nauki, czyli metodyki zwinnej i pokażemy, że choć nie zawsze świadomie, ale nierzadko korzystamy z jej założeń w naszej codziennej pracy.
Nie będzie to wyczerpujące omówienie tych metod, jeśli więc takiego poszukujecie, odsyłamy Was do materiałów dostępnych w sieci. Nie znaczy to, że nie możecie naszego podsumowania odnieść do innych dyscyplin czy obszarów, zasady zarządzania projektami są uniwersalne, ale ich dobór w dużej mierze zależy od specyfiki naszych działań i nieprzemyślany może tyle pomóc, ile utrudnić.
Agile, czyli metodyki zwinne
Metodyki zwinne to w zasadzie cała „filozofia” zarządzania projektami, która została stworzona w latach 80. Ich pierwszą skodyfikowaną metodologią jest scrum, powstały w 1995 r. Za początek systematycznego rozwoju metodyk zwinnych w przemyśle technologicznym przyjmuje się 2001 r. kiedy kilkunastu praktyków z tej branży sformułowało i opublikowało Agile Manifesto.
W metodologiach zwinnych ważniejsze od systematycznej i szczegółowej dokumentacji, potwierdzającej zrealizowanie działań projektowych, jest dostarczenie rezultatu, który faktycznie spełnia założone cele i odpowiada na konkretne potrzeby. W przypadku biznesu chodzi oczywiście na ogół o działającą usługę lub produkt, który jest faktycznie przydatny z punktu widzenia klientów lub użytkowników. Dlatego w metodykach zwinnych tak duży nacisk kładzie się na tzw. pracę iteracyjną, czyli polegającą na tworzeniu kolejnych elementów (np. funkcjonalności czy dodatkowych usług) danego produktu w niewielkich odstępach czasowych. Każda iteracja stanowi zamknięty cykl, w ramach którego zespół projektowy pracuje nad konkretnym, samodzielnym wycinkiem produktu. Założenia dla kolejnych iteracji są systematycznie ewaluowane w oparciu o uwagi i reakcje odbiorców.
Jak być zwinnym w humanistyce?
Projekty naukowe, zarówno te realizujące badania podstawowe, jak i wdrożeniowe, mają przeważnie zamkniętą strukturę, określoną z góry na etapie wnioskowania o finansowanie. Niemniej, o ile liczba publikacji, wydanych narzędzi czy zakres pozyskiwanych danych są nienegocjowalne, o tyle ich „zawartość” może się zmienić. W trakcie trwania projektu możemy więc pozwolić sobie na pracę w krótkich odcinkach, które zapewnią nam możliwość zrewidowania naszych założeń. Takie podejście nie jest w nauce niczym nowym, ale przełożenie go na metodykę pracy zespołowej w ramach konkretnego grantu, będzie zdecydowanie łatwiejsze, jeśli skorzystamy z dostępnych nam narzędzi „zwinnych”.
Na potrzeby naszego krótkiego omówienia chcielibyśmy przedstawić Wam kilka narzędzi i technik pracy, stosowanych w podejściu zwinnym, które mogą się przydać w realizacji projektu(ów) w humanistyce.
Backlog – narzędzie do projektów cyfrowych
Backlog to nic innego jak lista elementów i funkcjonalności, które powinien zawierać nasz (cyfrowy) projekt: aplikacja internetowa, narzędzie do przeszukiwania bazy danych czy archiwum cyfrowe. Backlog powinien być formułowany z perspektywy użytkowników i opisywać efektem, z jakim będą mieli do czynienia. To forma specyficzna przede wszystkim dla metodyki scrum, stworzonej z myślę o tworzeniu narzędzi technologicznych.
Dla nas istotne jest to, że backlog zmusza do pisania językiem zrozumiałym, jeśli nie dla tzw. przeciętnego Kowalskiego, to przynajmniej dla osób, które nasze badania mogłyby zainteresować, choć nie są w danym temacie ekspert(k)ami. Postarajmy się więc poszczególne etapy procesu badawczego lub wdrożeniowego formułować w postaci krótkich zdań, np. „jako odbiorczyni tego projektu badawczego chciałabym się dowiedzieć, co nowego wnosi on do nauki, aby móc zrozumieć, dlaczego ta praca jest ważna”.
W przypadku projektów wdrożeniowych, backlog można wprowadzić do pracy z zespołem programistycznym zgodnie z założeniami scrum lub dostosowując je do naszych potrzeb.
Praca iteracyjna
Scrumowe sprinty czyli ramy czasowe, w ramach których zobowiązujemy się zrealizować określony cel (i dostarczyć konkretne rezultaty naszej pracy), możemy także stosować w projektach badawczych. Systematyczna praca nad mniejszymi wycinkami materiału mobilizuje do przemyślenia założeń i pytań badawczych, a także pozwala dostrzec w naszych danych nowe możliwości dla analizy. Co ważne, po każdym sprincie (który w projekcie badawczym nie będzie trwał wprawdzie 2 tygodni, tylko raczej 2-3 miesiące), powinniśmy stworzyć jakiś gotowy fragment opisujący stan naszych badań. Możemy to zrobić w formie artykułu popularnonaukowego, podcastu, wpisu w social mediach lub preprintu czy sprawozdania z badań.
Praca w parach
Ta technika w swojej oryginalnej wersji polega na tym, że dwoje programistów pracuje nad konkretnym wycinkiem kodu: historią użytkownika, funkcjonalności, elementem strony czy bazy danych. W nauce jej odbicie można znaleźć w coraz częstszych wymaganiach, aby nad analizą, np. kodowaniem tekstów pod kątem analizy dyskursu pracowało dwoje badaczy. Rezultaty ich działań są potem porównywane. Choć w projektach humanistycznych wciąż częsta jest praca w pojedynkę nad swoimi wycinkami, to warto może otworzyć się na tę metodę i częściej wspólnie analizować dane lub dzielić się przemyśleniami interpretacyjnymi, nie opierając się tylko na weryfikacji tez, założeń czy metod na etapie recenzowania gotowych raportów czy artykułów.
Kanban
To nic innego jak tablica, na której umieszczamy w pionowych rzędach zadania (lub cele) porządkując je według stanu ich realizacji: na te, które nie są jeszcze rozpoczęte, te, które są w toku oraz te, które już zostały zrealizowane. Do takiego prostego zestawu warto również dodać kolumną dla zadań, które z jakichś powodów są zablokowane i chwilowo nie możemy ich doprowadzić do końca.
Kanban został opisany przez menadżerów Toyoty w latach 50., ale od tego czasu przeszedł wiele zmian i usprawnień, które sprawiają, że można go wykorzystać praktycznie w każdym projekcie. Przydaje się zwłaszcza w takich działaniach, które składają się z wielu zadań, ponieważ w przejrzysty sposób pokazuje stan realizacji projektu. Kanban jest jednym z szablonów dostępnych w takich narzędziach jak Notion czy Asana, które polecaliśmy już w poprzednich newletterach, a także w tym wpisie.
Jeśli zainteresowała Was tematyka zarządzania projektem naukowym, zachęcamy do czytania naszego newslettera w przyszłym miesiącu (przybliżymy wówczas metodę “wodospadu”), a jeśli wypróbujecie metodykę agile i będziecie szukać sposobu na podzieleniem się fragmentem swoich badań czy prac interpretacyjnych po przeprowadzonym sprincie, koniecznie zapoznajcie się z nietypowymi sposobami publikowania na szybko.
Magdalena Wnuk, IBL PAN